Spesso, durante le giornate di coaching in Studio, il Dottore ci chiede: “Perché nonostante l’impegno che metto nell’organizzare l’agenda in modo che sia piena, il conto corrente è sempre a cavallo dello zero o peggio ancora in rosso?”

La risposta può dipendere da diversi aspetti.

La causa più frequente di questa terribile situazione ben poco ha a che vedere con il lavoro alla poltrona, ma è invece conseguenza di una cattiva gestione degli incassi (e forse anche delle spese).

Tu Dottore sei concentrato per la maggior parte del tempo sul lavoro alla poltrona e non hai modo di controllare anche questo ambito. Se non ti organizzi con un team che ti supporti nell’incassare ciò che produci, il rischio è di perdere dei pezzi per strada e trovarti a fine anno con il conto in rosso nonostante tu abbia lavorato tanto. Se produci e non incassi, il tuo conto è falcidiato anche da tutti quei costi legati all’eseguito clinico (es. materiali di consumo, laboratorio, ecc…).

Spesso lo Studio si concentra per fare in modo che le poltrone siano sempre occupate da pazienti e non ci siano buchi in agenda, ma tutto questo impegno è vano se non è seguito da una attenzione altrettanto importante nel riscuotere i pagamenti dai clienti. Puoi lavorare bene e tutto il giorno senza interruzioni, ma se la tua produzione non viene corrisposta nei modi e termini corretti aumentano solo i costi e cala il conto in banca.

Le transazioni di cui si perde traccia sono per la maggior parte quelle a basso valore: sotto i 300€. Difficilmente ci si dimentica di preventivi corposi, ma la somma di tanti piccoli valori porta ad un totale comunque troppo oneroso!

Così come fai prevenzione sulla bocca dei tuoi pazienti devi attivarti per fare prevenzione sul conto corrente dello Studio. La prevenzione tramite igiene e controlli periodici per la salute della bocca, come la prevenzione tramite una politica di gestione degli incassi efficace per la salute dello studio.

Definire le tipologie di pagamento da proporre ai clienti in base al valore del preventivo è fondamentale, ma lo è altrettanto definire a priori quali sono le tempistiche degli incassi. Come si propone e si chiede l’accettazione del preventivo si deve chiedere l’accettazione del piano di pagamenti.

Solo grazie ad una gestione pianificata degli incassi concordata nel momento dell’esposizione del preventivo si possono evitare successivi problemi: se siamo i primi a non mettere in chiaro le tempistiche ed i modi di pagamento non possiamo pretenderne il rispetto da parte dei clienti.

Inoltre occorre che lo Studio si attivi prima possibile per recuperare i crediti scaduti: è produzione eseguita e non incassata, quindi liquidità a cui hai diritto, e non hai a disposizione, che potrebbe portare il conto sopra lo zero o potrebbe essere investita per migliorare lo Studio.

Ai nostri corsi ti diamo una metodologia efficace di gestione degli incassi, forniamo strumenti utili per poterli gestire e proponiamo una procedura di recupero dei crediti scaduti.

Sovente, i Dottori che si attivano in questo ambito appena rientrati dal corso ci chiamano e dicono: “Pensavo di avere poche migliaia di €uro scadute, ma in verità erano 10 volte superiori. Ci siamo attivati subito per recuperarli e per non averne più.”

Questo a conferma che le sensazioni a volte possono non corrispondere alla realtà dei fatti, ma i numeri sono dati oggettivi e non opinabili.

Se vuoi essere in grado di gestire il tuo Studio in modo efficace devi basarti su dati oggettivi: non puoi più permetterti di agire solo di “pancia”!

Se senti necessità di approfondire questi concetti qui trovi la nostra Soluzione

Buona settimana

Stefano But

Dental Business Coach