“Basta con le cantine piene di carta”
Incontrando ogni anno centinaia di Titolari di studi dentistici, durante i corsi ma soprattutto durante le consulenze, ci imbattiamo spesso in situazioni particolari e non sempre funzionali.
Una su tutte è la fantasia con la quale viene gestito l’archivio.
Sappiamo quanto è importante avere un archivio preciso e puntuale che raccolga la storia del paziente, una cartella clinica che sia consultabile, un raccoglitore con le annotazioni dell’Odontoiatra che è intervenuto sul paziente, le prescrizioni e le annotazioni amministrative passate e magari quelle “sospese”; è quindi sacrosanto archiviare i dati, soprattutto nel modo più comprensibile per chi li dovrà utilizzare.
Durante il primo appuntamento di consulenza, per valutare quali siano gli ambiti imprenditoriali sui quali intervenire e le loro priorità, chiediamo sempre di potere vedere la modalità di archiviazione dei dati.
Qui si apre un mondo: sembra di scoperchiare il vaso delle 7 pozioni, di entrare nell’armadio di Narnia e di salire sulla nave dell’isola che non c’è.
Pochi sono dotati di un sistema gestionale che con una paio di click ci fa vedere database, schedario clinico, piano pagamenti per cliente, scadenzario, agenda elettronica per appuntamenti, pianificazione dei piani di cura etc.
La maggior parte ci accompagna nella “sala dell’archivio”: una stanza illuminata al neon, con armadio a parete, quasi sempre con ante di colori tra il grigio e il bianco. Al suo interno raccoglitori divisi in ordine alfabetico – altri divisi per anno – e in un angolo, impilate come i documenti sulla scrivania di Fantozzi, ecco le cartelle del mese corrente, le schede dei pazienti che sono passati in studio di recente ancora da sistemare.
E infine ci sono coloro che usano la “cantina archivio” – locale buio con scansie in metallo deputate allo stoccaggio materiale – qui le modalità di ordinamento degli schedari sono le più disparate e variopinte. Un plauso per la dedizione e l’impegno va alle assistenti che ogni mattina e ogni sera devono scendere nella Cantina a prendere carta e riportare carta.
Sia le “cantine archivio” che le “stanze armadio” sono quasi sempre non sorvegliate e nessun presidio antincendio o anti-allagamento fa da guardia al patrimonio più grande degli studi dentistici.
Al fuoco .. al fuoco!!!
Cosa succederebbe in caso di incendio? Se vi ritrovate in qualche esempio fatto, riuscite a immaginare la sensazione che vi da il pensiero del vostro archivio in fiamme?
Se ci va bene spegneremmo il tutto con acqua ma in entrambe i casi il nostro archivio sarebbe inutilizzabile – dati persi – contatti in fumo – piani pagamenti non-rintracciabili – piani di cura tutti da rifare su diagnosi annotate su schede cartacee … il lavoro di anni di sacrifici potrebbe essere vanificato in un attimo!
L’unica persona serena è la nostra assistente che da domani non dovrà più fare le scale due volte al giorno per prendere e portare carta in cantina.
Ma senza essere così catastrofici basti pensare alle difficoltà che si incontrano ogni giorno sul cartaceo:
– Il paziente che telefona perché ha perso il biglietto dell’appuntamento: immaginate la segretaria che deve sfogliare l’agenda giorno per giorno per “trovare” il fatidico appuntamento, inventandosi una qualche scusa per non fare attendere il paziente al telefono per decine di minuti. Quanto tempo sprecato?;
– “Mi sai dire come sono suddivisi per età i tuoi pazienti?” “A sensazione direi che ci sono più giovani.” Ma purtroppo con le sensazioni non si va da nessuna parte. Ci servono dati statistici oggettivi per impostare per esempio delle strategie di marketing efficaci sulla clientela o per pensare a investimenti in tecnologie;
– “A quanto ammontano i tuoi crediti verso i pazienti? Quanti soldi ti devono?” Con una gestione cartacea la risposta a questa domanda è pressoché impossibile; e questo significa probabilmente migliaia di euro impossibili da recuperare perché non rintracciabili;
– “In che modo avvisi i tuoi pazienti degli appuntamenti?” “Trascrivo l’indirizzo da ogni cartella cartacea e mando delle bellissime lettere su carta intestata dello studio”. E se il paziente ha cambiato indirizzo di casa? Non sarebbe più semplice, efficace e veloce inviare automaticamente dei messaggi sul cellulare del paziente? La risposta è ovviamente sì, ma questo non è possibile se non si è dotati di un gestionale che in automatico manda un sms di conferma al paziente al numero di cellulare inserito in anagrafica “leggendo” dall’agenda l’appuntamento, con conseguente risparmio di tempo e soprattutto senza “perdere” pazienti.
E questi sono solo alcuni dei problemi che il cartaceo non ci permette di gestire …
Allora mi chiedo: nell’era dell’informatizzazione del mondo, dove esperti hanno consegnato all’umanità tecnologie di archiviazioni tanto efficienti ed affidabili, dove è provato che investire su sistemi di archiviazione digitale costa meno, dove organizzare il lavoro dell’odontoiatra è più facile grazie a supporti informatizzati, cosa blocca tanti professionisti a fare il passo più logico per la propria azienda?
La maggior parte soffre di TecnoFobia – la paura di tutto ciò che è tecnologico : “ Io mi sento più sicuro con la carta” “ Ho sempre fatto così, adesso cambiare non ha senso” .
Queste sono le prime motivazioni, ma di fatto ci troviamo di fronte alla resistenza al cambiamento che come ogni cosa nuova spaventa. Oggi informatizzare lo studio è più economico e semplice di un tempo e soprattutto dà la sicurezza di avere sempre tutti i dati sotto controllo e facilmente raggiungibili.
E quindi ha senso rischiare ogni giorni di perdere tutto?
Chi supera questo ostacolo e si affida ad esperti, si fa prendere per mano e guidare verso l’apparente novità, scopre i vantaggi e benefici di avere informatizzato lo studio . Giorno dopo giorno, utilizzando quello che sembrava un sistema infernale capisce che questa tecnologia non è così male ed inizia a rendersi conto che è l’informazione a disposizione dell’odontoiatra in ogni momento e non l’odontoiatra a servizio dell’archiviazione.
In quella stanza potrà metterci una bella poltrona per rilassarsi e in quella cantina far riposare quel buon vino che ama tanto…
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Buona informatizzazione
Milo Bazzocchi
Brand Manager
- Posted by asisd
- On 22 febbraio 2015
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